01
Medienbrüche
E-Mail, Excel, CRM, Ablage. Derselbe Vorgang, vier Programme, Fehler inklusive.
KI-Automatisierung
KI-Automatisierung für Unternehmen
Datentransfers, E-Mail-Eingang, Freigaben und Ablage laufen oft noch von Hand. Ich automatisiere den Ablauf und binde Microsoft 365, APIs oder bestehende Tools an. Ohne die IT-Landschaft zu ersetzen.
Das Problem
Jeden Tag dieselbe Handarbeit zwischen Systemen
Jemand kopiert Daten aus dem ERP nach Excel, legt Anhänge in SharePoint ab oder schickt Freigaben per E-Mail hinterher. Das ist kein KI-Theater. Das ist ein Ablauf ohne passende Schnittstelle.
02
KI als Fehllösung
Ein Chatbot ersetzt keine fehlende Schnittstelle. Wenn der Trigger klar ist, braucht es oft Automatisierung statt eines Sprachmodells.
03
Standardsoftware am Limit
Power Automate oder eine iPaaS-Plattform decken vieles ab. Der Rest ist Geschäftslogik, die kein Standardconnector abbildet.
Die Lösung
Workflows mit gezielter KI, nicht KI um der KI willen
Ich beschreibe Trigger, Daten, Ausnahmen und Erfolgskriterien. Danach folgt die Technik: Microsoft 365 und Graph, n8n oder Make, Python-Jobs und REST-APIs. Wo Anhänge unstrukturiert ankommen, kommt ein Modell dazu.
Beispiel Rechnungseingang: E-Mail erkennen, Anhang lesen, strukturierte Formate automatisch verarbeiten, unklare PDFs markieren und nach SharePoint schreiben. Die Geschäftslogik bleibt bestehen, auch wenn sich das verwendete Modell ändert.
Typischer Stack
- Microsoft 365, SharePoint und Microsoft Graph
- n8n, Power Automate oder eigene Jobs in Python
- Extraktion mit einem Modell, wenn PDF oder Freitext verarbeitet werden muss
- Azure oder lokale Infrastruktur, je nach Datenrisiko
- Tests, Logging und Dokumentation für den späteren Betrieb durch Ihr Team
Prozess
KI-Prozessautomatisierung für Unternehmen
KI-Prozessautomatisierung verbindet klassische Workflow-Automatisierung mit gezielter KI. Klare Regeln und Schnittstellen übernehmen wiederkehrende Schritte. KI kommt dort hinzu, wo Inhalte verstanden, klassifiziert oder aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert werden müssen.
So lassen sich E-Mails verarbeiten, Dokumente auslesen, Daten zwischen Systemen übertragen oder Vorgänge automatisch weiterleiten. Nicht jeder Schritt braucht ein Modell. Dadurch bleiben Abläufe nachvollziehbar und unabhängig von einem einzelnen Anbieter.
Wenn die Herausforderung vor allem darin besteht, internes Wissen auffindbar zu machen, eignet sich eine KI-Wissensdatenbank für Unternehmen.
Praxis
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Besonders interessant sind Abläufe mit wiederkehrenden Daten, einem klaren Auslöser und mehreren manuellen Zwischenschritten. Entscheidend ist nicht, möglichst viel KI einzusetzen, sondern einen Prozess messbar einfacher, schneller oder zuverlässiger zu machen.
01
Rechnungseingang
Eingang per E-Mail, Erkennung, Ablage und Status. Unklare Fälle gehen an Menschen, statt im Prozess stecken zu bleiben.
02
Bewerber und Posteingang
Anhänge erkennen, zuordnen und weiterleiten. Weniger Copy-Paste im Fachbereich.
03
Daten zwischen Systemen
Was heute jemand abtippt, läuft als automatisierter Job. CRM, ERP und Listen werden verbunden statt manuell exportiert.
04
Freigaben und Tickets
Vorgänge vorqualifizieren, routen und dokumentieren. Die Entscheidung bleibt beim Menschen, wo sie hingehört.
Fragen
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Braucht jeder automatisierte Prozess ein Sprachmodell?
Nein. Viele Abläufe brauchen zuerst eine Schnittstelle und klare Regeln. KI setze ich dort ein, wo unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden müssen, zum Beispiel PDF, E-Mail oder Freitext.
Kann die bestehende Microsoft-365-Landschaft bleiben?
Ja. Typisch ist die Anbindung über Microsoft Graph, SharePoint, Outlook oder Power Automate. Ergänzt um n8n, Python oder APIs, wo Standardconnectoren nicht ausreichen.
Was ist der Unterschied zu einem Chatbot?
Ein Chatbot ersetzt keine fehlende Schnittstelle. Wenn der Trigger klar ist, braucht es häufig Automatisierung statt eines Gesprächsfensters.
Wie starte ich ohne internes Automatisierungsteam?
Mit einem konkreten Ablauf: Trigger, Daten, Ausnahme und Erfolgskriterium. Ich baue, dokumentiere und übergebe so, dass Ihr Team den Betrieb übernehmen kann.
In 15 Minuten den Ablauf durchgehen
Welcher Trigger, welche Systeme, wo KI wirklich nötig ist. Unverbindlich. Danach wissen Sie, ob sich ein konkretes Setup lohnt.